Marketing- und Kreativagenturen jonglieren mit vielen Kundenprojekten, Kanälen und Tools gleichzeitig. Viel Zeit geht für Koordination, Reporting und Datensynchronisation drauf, die nicht direkt in Kampagnenerfolg oder kreative Arbeit fließt. Seraph IT baut Automatisierungen rund um diese Prozesse, damit Teams mehr Kapazität für Strategie, Konzept und Umsetzung haben – statt für Copy & Paste zwischen Systemen.
Herausforderungen in Agenturen
Agenturen arbeiten oft mit CRM, Projektmanagement, Zeiterfassung, Billing, E-Mail- und Social-Media-Tools parallel. Ohne saubere Workflows entstehen Datensilos, Doppelpflege und manuelle Übergaben.
Typische Pain Points:
- Manuelle Übernahme von Leads aus Formularen oder Ads in das CRM.
- Projekt- und Aufgabenverteilung per E-Mail oder Chat statt über klare Workflows.
- Status- und Performance-Reports, die aus vielen Systemen „zusammengeklickt“ werden.
Diese Tätigkeiten sind wichtig, aber nicht der Kern der Wertschöpfung – ideale Kandidaten für Automatisierung.
Lead-, CRM- und Kampagnen-Workflows automatisieren
Seraph IT verbindet Formulare, Landingpages, Werbeplattformen und CRM-Systeme über Workflow-Tools, sodass Daten automatisch fließen.
Beispiele:
- Automatische Erfassung und Qualifizierung von Leads aus Formularen, Ads oder Portalen inklusive Tagging und Zuordnung zu Kampagnen.
- Anstoß von Follow-up-E-Mails oder Aufgaben im CRM, wenn ein Lead bestimmte Aktionen ausführt (z.B. Whitepaper-Download oder Demo-Anfrage).
- Synchronisation von Kontakten und Deal-Status zwischen CRM, Newsletter-Tool und Projektmanagement-System.
So sinkt der manuelle Aufwand, während Transparenz und Reaktionsgeschwindigkeit steigen.
Automatisiertes Onboarding neuer Agentur-Kunden
Gerade bei wachsenden Agenturen ist ein strukturiertes Onboarding neuer Kunden entscheidend, um Projekte sauber zu starten und den Überblick zu behalten. Seraph IT bildet den Onboarding-Prozess als durchgängigen Workflow ab – vom unterschriebenen Angebot bis zur Übergabe ins laufende Projekt.
Mögliche Automatisierungen:
- Automatisch ausgelöste Onboarding-Checklisten, sobald ein Deal im CRM gewonnen ist, inklusive Aufgaben für Account, Beratung, Kreation und Technik.
- Digitale Fragebögen und Formulare für Briefings, Zugänge, Brand-Guidelines und Freigabeprozesse, deren Daten direkt in CRM, PM-Tool oder Wissensbasis landen.
- Generierung von Willkommens-E-Mails, Projektübersichten und Zugangsinfos für Kunden – mit klaren nächsten Schritten und Ansprechpartnern.
Damit läuft das Kunden-Onboarding weitgehend standardisiert, während das Team Zeit für inhaltliche Abstimmung und Strategie behält.
Interne Agentur-Workflows & Reporting
Neben Marketing- und Onboarding-Automation profitieren interne Prozesse stark von Automatisierung.
Mögliche Szenarien:
- Automatisierte Aufgabenverteilung bei neuen Projekten oder abgeschlossenen Sales-Deals.
- Automatische Erstellung von Kampagnen- oder SEO-Reports aus Analytics-, Ads- und SEO-Tools, inkl. Versand an Kunden.
- Workflows für Freigaben (z.B. Assets, Budgets, Kampagnen), mit klaren Zuständigkeiten und Zeitstempeln.
Dadurch verbringen Teams weniger Zeit mit Koordination und haben mehr Fokus auf Inhalte und Performance-Optimierung.
KI-gestützte Assistenz für Content & Analyse
Auf Basis bestehender Daten und Inhalte können KI-gestützte Assistenzsysteme eingesetzt werden, die Agenturen bei Content und Analyse unterstützen, ohne den kreativen Anspruch zu ersetzen.
Beispiele:
- Unterstützung bei der Erstellung von Entwürfen für Blogposts, Ads oder Social-Posts, die anschließend von Redakteuren überarbeitet werden.
- Automatisierte Auswertung von Kampagnendaten mit Hinweisen auf erfolgreiche Motive, Kanäle oder Zielgruppen.
- Chat-basierte Assistenz, die interne Guidelines, Tonality und Kundeninformationen kennt und im Alltag schnelle Rückfragen beantwortet.
Die Entscheidungshoheit und finale Qualitätssicherung bleiben bei den Menschen – KI reduziert vor allem Recherche- und Routinearbeit.
Vorgehen von Seraph IT in Marketing-Agenturen
Seraph IT startet mit einer kompakten Analyse der bestehenden Tool-Landschaft und Prozesse – von Leadgewinnung über Kunden-Onboarding bis Reporting.
Typischer Ablauf:
- Identifikation der größten Zeitfresser und Bruchstellen zwischen Tools und Teams.
- Auswahl geeigneter Automatisierungs- und Integrationsplattformen (z.B. iPaaS-, Workflow-, CRM- oder Marketing-Automation-Tools).
- Umsetzung erster, klar begrenzter Workflows („Quick Wins“), z.B. Lead-Sync, Onboarding-Checklisten oder Report-Automatisierung.
- Ausbau zum durchgängigen Agentur-Workflow mit Monitoring, Dokumentation und Schulung der Teams.
So entsteht eine Agenturumgebung, in der Abläufe weitgehend automatisch laufen und Mitarbeitende mehr Zeit für strategische und kreative Arbeit haben – also genau das, was Ihre Kundinnen und Kunden kaufen.
