Immobilienmakler verbringen viel Zeit mit Datenpflege, Exposés, Terminabstimmungen und Nachfassen von Anfragen. Viele dieser Aufgaben sind wiederkehrend und folgen klaren Mustern – ideal für eine durchdachte Prozessautomatisierung. Seraph IT digitalisiert und automatisiert diese Abläufe, damit Maklerinnen und Makler mehr Zeit für Beratung, Akquise und Verhandlungen haben.
Herausforderungen im Makleralltag
Makler arbeiten mit Portalen, CRM-Systemen, E-Mail, Messenger und Office-Dokumenten gleichzeitig. Ohne klare Prozesse und Automatisierung gehen Chancen verloren, weil Interessenten nicht rechtzeitig kontaktiert werden oder Informationen mehrfach gepflegt werden müssen.
Typische Pain Points:
- Manuelle Übernahme von Anfragen aus Portalen in CRM oder Listen.
- Exposé-Erstellung mit Copy & Paste aus verschiedenen Quellen.
- Terminorganisation per E-Mail-Pingpong mit Interessenten und Eigentümern.
Diese Aufgaben sind wichtig, aber nicht wertschöpfend im engeren Sinne – sie lassen sich zu großen Teilen digital unterstützen.
Automatisierte Lead-Erfassung und Nachverfolgung
Seraph IT verbindet gängige Immobilienportale, Kontaktformulare und E-Mail-Postfächer mit zentralen Systemen. Neue Anfragen werden automatisch erfasst, strukturiert und mit den passenden Objekten verknüpft.
Mögliche Automatisierungen:
- Automatische Übernahme von Portal-Anfragen in CRM oder Datenbank inklusive Objekt-ID und Kontaktdaten.
- Anstoß von standardisierten Erstantworten mit Terminvorschlag oder Exposé-Link, während individuelle Nachfragen weiterhin persönlich beantwortet werden.
- Erinnerungen für Rückrufe und Nachfassaktionen, damit kein Interessent „liegen bleibt“.
Maklerteams behalten so den Überblick, ohne ständig Listen pflegen zu müssen.
Exposé-, Dokumenten- und Workflow-Automatisierung
Viele Dokumente in Maklerbüros enthalten wiederkehrende Bausteine. Durch Dokumenten- und Workflow-Automatisierung lassen sich Exposés, Anschreiben und Verträge schneller und konsistenter erstellen.
Beispiele:
- Generierung von Exposés aus Stammdaten, Bildern und Textbausteinen per Klick.
- Befüllen von Vertrags- und Formularvorlagen (z.B. Reservierungsvereinbarungen) aus vorhandenen Daten.
- Automatische Ablage und Versionierung von Dokumenten in DMS oder Dateiplattformen.
So sinkt der Aufwand pro Objekt, während Qualität und Einheitlichkeit der Unterlagen steigen.
Chat- und Assistenzsysteme für Maklerbüros
Auf Basis der vorhandenen Exposés, Vorlagen und Wissensbestände lassen sich Chat- und Assistenzsysteme aufbauen, die Makler im Alltag unterstützen.
Mögliche Funktionen:
- Schnelle Beantwortung interner Rückfragen („Wie war die Wohnfläche und das Baujahr von Objekt X?“).
- Vorschläge für Antworttexte bei häufigen Interessentenfragen, die Makler vor dem Versand anpassen.
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Terminen durch Zusammenstellung relevanter Objekt- und Kundendaten.
Die finale Kommunikation bleibt beim Menschen – der Assistent reduziert lediglich Suchaufwand und Tipperei.
Vorgehen von Seraph IT für Makler-Automatisierung
Seraph IT startet immer mit einer kurzen Analyse der bestehenden Tools und Abläufe im Maklerbüro und leitet daraus einen pragmatischen Automatisierungsplan ab.
Typischer Ablauf:
- Aufnahme der wichtigsten Prozesse (Lead-Handling, Exposés, Termine, Verträge).
- Identifikation von Automatisierungsschritten mit hohem Nutzen und geringem Risiko.
- Umsetzung mit passenden Tools und Integrationen – möglichst nah an der bestehenden Systemlandschaft.
- Begleitung der Maklerteams im Alltag inkl. Feintuning von Vorlagen, Regeln und Assistenten.
Das Ergebnis: Weniger Routinearbeit, mehr Zeit für Besichtigungen, Beratung und Abschlüsse – also genau die Bereiche, in denen Maklerinnen und Makler ihren Mehrwert ausspielen.
