Wir digitalisieren Deine Auftragskette: Angebot, Auftrag, Einsatzplanung und Rechnung in einem durchgängigen Ablauf.
Wir binden Monteure ein: Zeiten, Fotos und Rückmeldungen gehen direkt vom Handy ins Büro.
Wir automatisieren Standardkommunikation: Erinnerungen, Service-Termine und Status-Infos laufen automatisch.
Wir schaffen Überblick: Dashboards zeigen offene Aufträge, Materialbedarf und laufende Projekte.
Seraph IT digitalisiert Handwerks-Prozesse: Auftragsabwicklung, VOB/B-Dokumente, Bauteil-Bestellung per WhatsApp/Telegram/Teams – mehr erledigte Aufträge ohne Chaos.
Handwerksbetriebe verbinden Büroarbeit mit Baustellenalltag: Angebote, Aufträge, Zeiterfassung, Fotos, Pläne und Rechnungen müssen nahtlos laufen – im Büro, Werkstatt und unterwegs. Seraph IT automatisiert die komplette Auftragskette, inklusive VOB/B-Dokumentautomatisierung und Bauteil-Bestellungen per WhatsApp/Telegram/Teams, damit Du weniger Zeit mit Admin-Chaos verbringst und mehr Zeit für Projekte, Kunden und Deine Mannschaft hast.
Angebot, Auftrag, Einsatzplanung und Rechnung in einem durchgängigen Ablauf.
Zeiten, Fotos und Rückmeldungen gehen direkt vom Handy ins Büro – ohne Extra-App-Installation.
Erinnerungen, Service-Termine und Status-Infos laufen automatisch.
Dashboards zeigen offene Aufträge, Materialbedarf und laufende Projekte auf einen Blick.
Das Problem: Kundenanfragen per Telefon/E-Mail, Angebote in Word, Aufträge unterschrieben scannen, Rechnungen nach Abschluss manuell erstellen – alles fragmentiert, leicht zu verlieren, fehleranfällig.
– Automatisierte Angebots-Generierung aus Kundendaten mit professionellen Vorlagen und Branchensoftware-Integration.
– Digitale Signatur für Aufträge per Link – automatischer Workflow-Start nach Freigabe ohne Medienbruch.
– Baustellen-Updates in Echtzeit: Monteure melden Zeiten/Fotos via App → Büro-Dashboard zeigt Fortschritt live.
– Automatischer Rechnungs-Trigger bei Abschluss, Versand und Mahnung bei Fälligkeit – nahtlos zu DATEV/Lexware.
Ergebnis: Vollständig digitale Kette ohne verlorene Dokumente, schnellere Zahlungseingänge, höhere Kundenzufriedenheit durch Transparenz.
Das Problem: VOB/B-Verträge, Nachtragslisten, Baubesprechungs-Protokolle manuell erstellen – zeitintensive Zettelwirtschaft mit Formel-Fehlern und Versionschaos bei Streitfällen.
– Vorlagen-basierte Generierung: Projekt-Daten an einen Chatbot senden → VOB/B-konformer Vertrag mit automatischen Klauseln, AGB, Aufmaßblättern und Gewährleistungsklauseln.
– Nachtrags-Workflow: Änderungen per Chat dokumentieren (Fotos, Beschreibung), automatische Kostenberechnung (Material + Zeit × Stundensatz). Nach Freigabe Sendung an den Bauherren.
– Versionskontrolle mit Audit-Trail: Jeder Änderungsschritt dokumentiert, Vor-/Nachher-Vergleich, revisionssicher für Streitfälle und Behördenprüfung.
– Automatisierte Baubesprechungs-Protokolle: Checklisten, Teilnehmersignaturen digital, automatische Einbindung in Projektdokumentation.
Ergebnis: Rechtssichere Dokumente in Minuten statt Stunden, weniger Rechtsstreitigkeiten, nachvollziehbare Änderungen für alle Parteien.
Das Problem: Monteure brauchen Schrauben, Rohre, Fliesen – rufen Büro an, notieren mit Stift, Büro bestellt manuell – Verzögerungen, falsche Mengen, fehlende Kostenkontrolle, keine Nachverfolgung.
– Chat-Bot in WhatsApp/Telegram/Teams: Monteur sendet Foto von einer handgeschriebenen Liste oder vom Bauteil – KI erkennt die benötigten Bauteile – nach Bestätigung wird eine Materialanfrage an das Sekretariat gesendet
– Lieferanten-Integration: Order direkt zu Hoffmann, Würth, BMC oder lokalen Handelspartnern per API – kein Telefon, kein E-Mail-Fehler.
– Liefer-Tracking per Chat: Status-Updates in Echtzeit, ETA, Abholbereitschaft – vollautomatisch.
– Kostenloser Fallback: Nicht verfügbar? System schlägt Alternativen vor oder triggert Notfall-Bestellung beim nächsten Lieferanten.
Ergebnis: Baustellen ohne Unterbrechungen, korrekte Bestellmengen, nachvollziehbare Kostenkontrolle, weniger Verschwendung.
Lass uns besprechen, welche IT-Arbeitsplätze Dich aktuell am meisten bremsen.
Live-Dashboards für vollständige Kontrolle über laufende und anstehende Aufträge.
– Auftrags-Status, Materialbedarf, Team-Auslastung pro Baustelle auf einen Blick.
– Alerts bei Verzögerungen (z.B. lange Kommissionierzeiten) oder Bestellverzögerungen.
– KI-Vorhersage: Wann fehlt Material? Wann überlasten sich Monteure?
– Wöchentliche Reports: Projekt-Fortschritt, Kostenabweichungen, Budget-Status pro Auftrag.
Auf Augenhöhe mit Inhabern, Polieren und Vor-Ort-Teams.
– Incident-Response innerhalb von 2 Stunden während vereinbarter Geschäftszeiten.
– Gemeinsame Roadmaps zur Weiterentwicklung von Prozessen und Digitalisierung.
– Wöchentliche bis monatliche Jour-Fixe zu Beginn, später quartalsweise nach Bedarf.
Support-Portal: Alle Tickets, Störungen und Anfragen an einem Ort – nachvollziehbar von Meldung bis Lösung.
Regelmäßige Jour-Fixe: Anfangs eng getaktet (wöchentlich/monatlich), später quartalsweise für Strategie und Review.
Schnelle Kanäle: Telefon und E-Mail für dringende Themen im Handwerksalltag und auf der Baustelle.
Modulare Leistungen: Du entscheidest, welche Module Du brauchst – z.B. Auftrags-Workflows, VOB/B-Automation, Chat-Bestellung.
Unser Service kostet etwa die Hälfte eines IT-Mitarbeiters in Festanstellung.
VOB/B ist der Standard für Handwerks- und Bauleistungsverträge in Deutschland. Unsere Automatisierung funktioniert so: Du füllst zentrale Projekt-Daten ein (Leistungspositionen, Material-Preise, Stundensätze, Baustelle, Gewerk) – entweder manuell oder aus Deiner Branchensoftware importiert. Das System generiert automatisch einen vollständigen, rechtssicheren VOB/B-Vertrag inklusive AGB, Gewährleistungsklauseln, Aufmaßblättern und Zahlungsbedingungen. Besonderheit: Nachtragslisten werden als separate Dokumente erstellt, aber alle Summen aktualisieren sich automatisch im Hauptvertrag. Digitale Signatur per Link, automatisches Archivieren mit Versionierung. Zeitersparnis: Von 2-3 Stunden manuelles Schreiben auf 10-15 Minuten. Revisionssicher und gerichtstauglich dokumentiert.
Ein Monteur tippt während des Shootings in WhatsApp: „Bestelle 5kg Dübel 10er, 2 Rollen Tape 50×50″. Der Bot (KI in EU-Datencenter mit Zero-Data-Retention) parst die Anfrage, erkennt Produktkategorien und Mengen. Sofort-Check: Verfügbar im Lager oder schnell bestellbar? System fragt zurück mit Optionen: „Dübel bei Hoffmann ab 2pm verfügbar (€18), oder lokaler Händler jetzt (€22)?“ Monteur klickt Freigabe, Order geht direkt an Lieferant-API. Bestätigung im Chat mit Lieferzeit und Tracking-Link. Bei knappem Budget (z.B. >€200) geht die Freigabe parallel an Büro-Whatsapp-Gruppe – PM genehmigt per Daumen-Hoch-Reaktion. Kein Telefon, kein E-Mail-Hin-Her. Alles trackbar, Rechnungen auto-buchen.
Wir bauen Integrationen drumherum, nicht die Software selbst. Das heißt: Deine bestehende Branchensoftware (z.B. Plancal, Genius, Handwerk Pro, Polargis) bleibt bestehen, wir verknüpfen die Prozesse per API oder Datei-Import. Beispiel: Auftrag aus Genius → VOB/B generieren → Monteur-Status erfassen → Rechnung in DATEV. Für Chat-Bestellungen: Integration mit ERP-Lagerverwaltung (Standard-APIs wie SAP, Infor) oder lokalen Supplier-Systemen (Hoffmann, Würth, BMC via B2B-Portale). Custom-Integration möglich, wenn Deine Software proprietär ist. Zero-Lock-In: Deine Daten gehören Dir, APIs sind dokumentiert.
Wir nutzen bestehende Chat-Apps (WhatsApp, Telegram, Teams), die Monteure sowieso nutzen. Kein Download von Spezial-Apps nötig. Ein Bot sitzt im Chat und antwortet – wie ein intelligenter Kollege. Bei Bedarf: Optional eine leichte Progressive-Web-App (im Browser nutzbar) für erweiterte Features (Fotos, Unterschriften), funktioniert auch offline und syncet später. Browser-basiert, keine Installation im Play Store nötig, reduzierte IT-Komplexität für ältere Handwerksbetriebe.
Ja. Jede Bestellung wird protokolliert: Timestamp, Monteur-ID, genaue Anfrage-Text, Preis-Bestätigung, genehmigende Person (falls erforderlich), Lieferanten-Bestätigung. Export als PDF-Report monatlich oder nach Projekt. Häufig gefragt: Was bei Fehleingaben? System puffert große Abweichungen („Bestelle 1000m Rohr statt 10m“) und fragt zur Bestätigung. Bei Lieferant-Fehler (falsche Menge erhalten) ist der komplette Bestellverlauf transparent – hilft bei Reklamation. Haftung funktioniert wie bei Telefonbestellung, nur nachvollziehbar.
Chat-Apps wie WhatsApp puffern Nachrichten lokal, syncen bei Verbindung – das ist bereits integriert. Für Spezial-Apps: Offline-Mode mit lokalem Cache, wird bei WLAN/Mobilnetz hochgeladen. Bei kritischen Bestellungen bieten wir SMS-Fallback für Netz-Probleme. Baustellen ohne Netz? Nicht ideal, aber Lösungen möglich (z.B. Puffer-Bestellungen am Morgen).
Nachträge sind oft Streitfall zwischen Handwerker und Bauherr. Unser System dokumentiert transparent: Original-Auftrag, Änderungswunsch (z.B. per Foto/Notiz), Kostenberechnung (Zusatz-Material + Zeit × Stundensatz), Freigabe durch Kunde. Alles integriert ins Hauptvertrag-PDF mit Audit-Trail. Export mit Signaturzweiten für Nachtrags-Abrechnungen – gerichtstauglich bei Streitfällen. Typisch 70% schneller als Excel-basierte Nachtrag-Abrechnung.
Ja, linear skalierbar. Jeder Monteur hat eigenen Chat-Kanal oder Gruppen pro Baustelle. Rechte-System: Azubi darf nur bis €50 bestellen, Polier genehmigt größere Orders. zentrale Dashboard im Büro mit Übersicht aller laufenden Bestellungen, Kosten, Team-Auslastung. Wöchentliche Reports pro Monteur/Baustelle.
Reales Beispiel: 5-Monteure-Betrieb, 20 Aufträge/Monat. **Angebote**: 1h manuell → 10min mit Automation = 83% schneller. **Nachträge**: 3-4h manuell → 25min mit Automation = 90% schneller. **Bauteil-Bestellungen**: 30min manuell pro Tag (Telefonate, Notizen) → 5min mit Chat-Bot = 83% schneller. **Summation**: 40-50 Stunden/Monat freischaufelt = volle Kapazität für zusätzliche Aufträge oder Monteur-Überblick. Kalkulation: 50h × €100/h Monteur-Durchschnitt = €5.000/Monat sparen oder reinvestieren.
Typischer Fall: 10-Monteure-Betrieb mit €2M Jahresumsatz. Automation kostet €600/Monat (Basis-Paket). Nutzen: 20% mehr Aufträge möglich ohne neuen Mitarbeiter (Zeitersparnis) = zusätzlich €400k Umsatz/Jahr. Mit normaler Marge (15%) = €60k zusätzlicher Gewinn. ROI: 100x, Amortisation unter 1 Monat. Oder: Keine neuen Aufträge, aber 1 Büro-Mitarbeiter sparen (€40k/Jahr Lohn + Sozial) – ROI deutlich über 60x.
Unsere KI läuft in einem EU-Datencenter (Deutschland/Frankreich) mit **Zero-Data-Retention**: Eingangs-Daten (Bilder, Aufträge, Fotos von Baustellen) werden nach Verarbeitung sofort gelöscht – keine Speicherung, keine Trainings-Verwendung, keine Weitergabe. Daten verlassen niemals EU. Voll-DSGVO-konform mit Audit-Zertifikat. Kunden-Verträge und Kundendaten (Namen, Adressen) werden nach deutschem Datenschutzrecht verarbeitet, Pseudonymisierung wo möglich. Bei Betriebsprüfung: Alles dokumentiert und vorzeigbar. Externe Zertifizierer (TÜV) bestätigen Compliance jährlich.
Seraph IT Mitarbeiter nicht – Daten in automatisierter Pipeline. Fotos für Nachträge: Verschlüsselt, Zugriff nur auf Projektteam (nach Rollen). Externe Prüfer (z.B. Revision, Betriebsprüfung): Nur mit Kundengenehmigung. Technisch: TLS-Verschlüsselung im Transit, AES-256 in Ruhe. Löschung nach Projektende optional konfigurierbar (z.B. nach 7 Jahren).
Phase 1 (Woche 1): Bestandsaufnahme – Deine Branchensoftware, Prozesse, Lieferanten-Schnittstellen, Team-Struktur. **Phase 2 (Woche 2-3)**: Pilot mit 3-4 echten Aufträgen/Bestellungen im System. Team-Training via Video/Call. **Phase 3 (Woche 4)**: Go-Live mit parallel-Betrieb (Alt und Neu laufen 2-3 Wochen gleichzeitig). Danach: Monitoring, Optimierung, regelmäßige Jour-Fixe. Nicht disruptiv, minimale Schulung nötig – System lernt durch Nutzung dazu.
Modular: Basis-Auftragsabwicklung €300/Monat, + VOB/B-Automation €200/Monat, + Chat-Bestellung €150/Monat. Oder Kombi-Paket €500/Monat (alle drei).
Laufzeit: 12 Monate Standard mit auto-Verlängerung, oder monatlich kündbar nach Probephase (erste 3 Monate Mindestlaufzeit). SLA: 99% Verfügbarkeit, 2h Response bei kritischen Fehlern. Preis-Staffel für größere Betriebe (ab 20 Monteure).
Einfach: Deine Word-VOB/B-Vorlage nehmen wir, importieren Struktur, Formeln, Klauseln in System. Excel-Bestelllisten digitalisieren wir. Lieferanten-Kontakte aus bestehenden Listen übernehmen. Keine Daten-Verluste, volle Historie über optionales Archiv. Parallel-Betrieb 2-3 Wochen, dann Cutover wenn zufrieden. Alte Dateien bleiben erhalten und zugänglich.
Ja, flexible Module. Magst Chat-Bestellungen nicht, nur Aufträge + VOB/B? Kein Problem. Oder nur Chat ohne komplettes Auftrags-System? Auch möglich. Änderungen jederzeit kündbar per Monatswechsel. Nicht invasiv – bestehende Tools (Branchensoftware, DATEV) bleiben unverändert, wir bauen Brücken drumherum.
Kostenloses Erstgespräch – 30 Minuten, unverbindlich, online oder vor Ort.