Wir strukturieren Deine Aufgaben: Fibu, Lohn und Meldungen werden als wiederkehrende Workflows gesteuert.
Wir automatisieren Dokumentenläufe: Belege, Rechnungen und Auswertungen landen automatisch am richtigen Ort.
Wir machen Fortschritt sichtbar: Für jedes Mandat ist klar, was offen, in Arbeit oder fertig ist.
Wir unterstützen hybride Arbeit: Workflows funktionieren im Büro und im Homeoffice gleich gut.
Seraph IT automatisiert Buchhaltungs-Workflows: Fibu, Lohn, Meldungen und Dokumentenflüsse – für mehr erledigte Aufträge bei gleicher Mannschaft.
Buchhaltungsbüros sind im Zyklus gefangen: Monatsabschlüsse, Lohnabrechnung, Steuermeldungen, Kanzleigespräche – und mittendrin Hunderte von Belegen, die manuell sortiert, gescannt und verbucht werden. Seraph IT automatisiert Dokumentenflüsse, Fibu-Routinen und Meldungs-Workflows, damit Du mehr Mandate abwickelst – ohne zusätzliche Mitarbeiter.
Fibu, Lohn und Meldungen werden als wiederkehrende Workflows gesteuert.
Belege, Rechnungen und Auswertungen landen automatisch am richtigen Ort.
Für jedes Mandat ist klar, was offen, in Arbeit oder fertig ist.
Workflows funktionieren im Büro und im Homeoffice gleich gut.
Das Problem: Kunden senden Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge per Post, E-Mail, WhatsApp – alles landet fragmentiert, manuelles Scannen und Sortieren kostet Stunden.
– Zentrale Upload-Plattform für Kunden: Drag-and-Drop, intelligente Belegerfassung per KI.
– Automatische Klassifikation: Eingangsrechnung, Ausgabenbeleg, Bankdaten – pro Mandant sortiert.
– OCR-Extraktion: Lieferant, Betrag, MwSt, Datum automatisch erfasst und validiert.
– Direkter Import in Buchhaltungs-Software (z.B. Sevdesk, DATEV, Lexware) – mit Fehlerlog.
Ergebnis: 80% schnellere Belegeingabe, weniger Rückfragen bei Kunden, perfekt für Hybrid-Work.
Das Problem: Jeden Monat: Bank-Abstimmung, Umlage-Checks, Mahn-Listen, Quartals-Rückstellungen – alles manuell, Fehlerquellen überall.
– Automatisierte Bank-Abstimmung: Kontoauszüge-Import, Vergleich mit Fibu, Ausreißer-Alerts.
– Workflow für Monats-Abschluss: Checkliste, Prüfschritte, automatisierte Rechnungsfreigabe.
– KI-gestützte Fehleranalyse: Unplausible Positionen flaggen (z.B. 10x-Betrag eines Kunden).
– Reports an Kunden-Portal: Vorläufige Zahlen verfügbar, bevor PDF-Bericht manuell erstellt wird.
Ergebnis: Abschlüsse 40% schneller, höhere Fehlerquote, Mandanten sehen Fortschritt in Echtzeit.
Das Problem: Lohnabrechnung, Steuermeldungen (Fibu, Gewerbesteuer, USt), Meldungen an Behörden – Prozesse sind komplex, fristgebunden, kein Platz für Fehler.
**So könnte Seraph IT unterstützen**:
– Automatisierte Lohn-Prüf-Workflows: Stundenzettel-Upload (Scan/Portal), Plausibilität checken, Lohn-SW freigeben.
– Meldungs-Kalender: Automatische Erinnerungen an Fristen (z.B. Umlage-Änderungen, Elster-Meldungen).
– Elektronische Archivierung: Alle Unterlagen für Betriebsprüfungen sofort verfügbar (GDPdU-konform).
– Schnittstellen zu Behörden-Portalen: Elster, SVMA – Automatische Übertragung von Meldungsdaten.
Ergebnis: Keine Fristen-Versäumnisse, sichere Compliance, Prüfungen entschärft.
Weniger Zettelkram, mehr Zeit für Mandanten-Beratung.
Echtzeit-Übersicht über alle Mandate und Fristen.
– Mandate-Dashboard: Status pro Auftrag, Überdue-Alerts.
– KI-Warnung bei Plausibilitäts-Fehlern (z.B. 0€ Umsatz in aktiver Periode).
– Automatisierte Fristen-Verwaltung: Steuererklärungen, Bilanzaufstellung, Behörden-Meldungen.
– Monats-Reports: Produktivität pro Mitarbeiter, durchschnittliche Bearbeitungsdauer per Mandat-Typ.
Versteht Steuer- und Compliance-Anforderungen.
– 2h-Response, 24h bei Fristenfragen.
– Roadmaps für Mandanten-Wachstum.
– Wöchentliche/Monatliche Jour-Fixe nach Saison.
Ticket-Portal: Alle Mandate, Fragen, Issues trackbar.
Jour-Fixe: Wöchentlich in Hochlast-Zeiten, monatlich sonst.
Dring-Kanäle: Telefon für Fristenfragen.
Module: Belegfluss, Meldungs-Automation, Lohn-Workflows.
Unser Service kostet etwa die Hälfte eines IT-Mitarbeiters in Festanstellung.
Wir bauen Integrationen in DATEV, Lexware, Sevdesk, BuchhaltungsButler und viele mehr – nicht die Software selbst, sondern die Workflows drumherum. API-basiert, über Dateiimporte oder Schnittstellen-Standards. Proprietäre Systeme? Custom-Konnektoren möglich. Hybrid-Setups (z.B. Fibu in DATEV, Lohn extern) – wir syncen alles nahtlos.
OCR ist nicht 100% – besonders bei schlechten Scans. Seraph IT validiert: Betrag von Datum unterscheidbar? Lieferant aus Stammtabelle? Bei Unsicherheiten (z.B. „12,3€“ statt „123€“) flaggt KI zur manuellen Prüfung. Falsch-erkannte Daten gehen nicht automatisch ins System. Fehlerquote sinkt auf <2% nach Training.
Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Lohnmeldungen – verschiedene Layouts. Seraph IT trainiert KI-Modelle speziell für Deine Branchenkunden. Nachdem 100 Belege manuell verarbeitet wurden, erkennt das System 95%+ automatisch. Learning wird dokumentiert und verbessert sich laufend.
Ja. GDPdU verlangt: Nachvollziehbarkeit aller Transaktionen, Audit-Trails, revisionssichere Archivierung. Seraph IT speichert Belege mit Metadaten (Erfassungs-Datum, OCR-Version, Änderungshistorie), benennt komplett und indexiert – On-Demand-Export für Finanzamt. Externen Prüfern helfen wir mit Dokumentation.
Ja, skalierbar. Cloud-basierte OCR und Workflows skalieren automatisch. Wenn 500 Belege/Tag anfallen statt 50, wächst die Verarbeitungskapazität mit – keine Bottlenecks. Nur-Zahlen-Modell: Du bezahlst für verarbeitete Volumen, nicht für starre Kapazität.
Ja, vollständig. Seraph IT baut kundenspezifische Portale: Upload-Bereich mit Anleitung, Live-Status (z.B. „3 von 5 Belegen verarbeitet“). Kunden sehen, wann Ihre Unterlagen im System sind – keine E-Mail-Ping-Pongs mehr. Portale sind optional oder Mandant, je nach Wunsch.
Ja, für standardisierte Meldungen. Elster-Daten (Umsatz-Steuererklärung, Einkommensteuer) können automatisiert übertragen werden – mit XML-Validierung. Nicht alle Behörden-Kanäle sind automtisierbar (z.B. Grenzfälle), aber 80% der Routine-Meldungen ja.
Buchhaltungsbüro mit 200 Mandaten, 5 Mitarbeitern. Durchschnitt 3 Mandate/MT pro Monat. Mit Automation (Belegeingabe + Abschluss-Workflows): 4,5 Mandate/MT, also ca. 50% Produktivitäts-Steigerung. Ohne neuen Mitarbeiter einzustellen. Kosten der Automation: ~€500/Monat. Gewinn: ~€8k/Monat zusätzliche Gebühren oder Kapazität für Beratung. Amortisierung: < 1 Monat.
Ja, sogar vorteilhaft. Ein 1-Mann-Büro skaliert auf 1,3-1,5 MT-Äquivalent ohne Einstellung. Kosten pro Mandat sinken. Größeres Büro profitiert von absoluter Zeitersparnis, kleines Büro profitiert von Hebelwirkung. Flexible Module: Klein-Büros starten mit Belegfluss, bauen später zu Meldungs-Automation aus.
Seraph IT selbst nicht – Daten laufen auf DE-gehosteten KI-Modellen oder Datenlokalisierungs-Optionen. Keine Daten zu US-Cloud-Anbietern. Kundendaten in Archiven bleiben Dein Eigentum, verschlüsselt, mit Zugriffsrechten. Externe KI-APIs (z.B. OpenAI) nur auf deanonymisierte, strukturierte Daten (z.B. „Betrag: 1.234€“) – nicht das Gesamtbeleg-Bild.
Woche 1: Bestandsaufnahme – Software, Belegal-Prozess, Mandate-Struktur.
Woche 2-3: Pilot mit 3-4 Wochen historischen Belegen – OCR-Training. Woche 4: Rollout mit Team-Training. Nach 4 Wochen: Live im Betrieb, Monitoring für Fehlerquoten. Der Umstieg ist nicht disruptiv – Alt und Neu laufen parallel, bis Du zufrieden bist.
Flexible Module: Belegfluss €300/Mt + Meldungs-Automation €200/Mt + Lohn-Workflows €150/Mt. Oder Kombi-Paket €500/Mt. 12-Monat-Standard mit Skalierungsoption. Nach Jahr: Monatlich kündbar. SLA: 99% Verfügbarkeit, 4h-Response bei Workflow-Ausfällen.
Phasiert: Historische Mandate (> 7 Jahre) bleiben im Altsystem (Archiv), laufende Mandate übernehmen wir graduell. Keine komplette Big-Bang-Migration – zu riskant. Während Übergabe: Doppeleingaben von Kunden-Dokumenten für 1-2 Monate, dann sauberer Cutover. Eure Altdaten bleiben erhalten, dokumentiert, und sind bei Prüfungen verfügbar.
Kostenloses Demo – sieh KI live an Deiner SD-Karte arbeiten.
Kostenloses Erstgespräch – 30 Minuten, unverbindlich, online oder vor Ort.