Buchhaltungsbüros stehen unter hohem Zeit- und Kostendruck, während Anforderungen an Qualität, Nachvollziehbarkeit und Digitalisierung steigen. Belege kommen per E-Mail, Portal, Scan-App oder Papier und müssen strukturiert, geprüft und gebucht werden. Seraph IT automatisiert wiederkehrende Schritte, damit Fachkräfte weniger tippen und mehr Zeit für Prüfung, Auswertung und Mandantenberatung haben.
Herausforderungen im Tagesgeschäft von Kanzleien und Büros
Viele Buchhaltungsprozesse sind formalisiert, aber technisch noch nicht durchgängig digital umgesetzt.
Typische Pain Points:
- Belege erreichen das Büro über viele Kanäle und müssen manuell sortiert und benannt werden.
- Vorerfassung von Rechnungsdaten (Datum, Betrag, Steuersatz, Kostenstelle) erfolgt per Hand.
- Freigaben und Rückfragen an Mandanten laufen über unstrukturierte E-Mail-Ketten.
Diese Aufgaben sind wichtig, aber binden Kapazität, die besser in Qualitätssicherung und Mandantenbetreuung investiert wird.
Dokumentenautomatisierung und Belegaufbereitung
Seraph IT setzt auf KI-gestützte Dokumentenerkennung, um Belege einheitlich zu erfassen und aufzubereiten.
Mögliche Automatisierungen:
- Zentraler Eingangskanal für Belege (Upload, E-Mail-Weiterleitung, Scanner), der Dokumente automatisch erkennt und nach Mandant, Zeitraum und Belegart vorsortiert.
- Auslesen relevanter Rechnungsdaten (Rechnungsnummer, Beträge, Steuerschlüssel, IBAN, Leistungszeitraum) in strukturierte Datensätze.
- Automatische Übergabe der vorerfassten Daten an Buchhaltungs- oder ERP-Systeme, sodass Fachkräfte nur noch prüfen und freigeben müssen.
So werden Erfassungsfehler reduziert und der Durchsatz je Mitarbeitendem steigt, ohne an Sorgfalt einzubüßen.
Workflow-Automatisierung für Freigaben und Rückfragen
Prüf- und Freigabeprozesse lassen sich als digitale Workflows abbilden, die Mandanten und interne Teams klar führen.
Beispiele:
- Rechnungsfreigaben mit definierten Verantwortlichen, Eskalationen und dokumentierten Entscheidungen.
- Automatisierte Rückfragen an Mandanten bei fehlenden Angaben (z.B. Kostenstellen, Zuordnung zu Projekten), mit strukturierten Antwortmöglichkeiten statt freier E-Mail-Texte.
- Statusübersichten zu offenen Belegen, Rückfragen und Freigaben – für Büro und Mandanten.
Dadurch sinkt der Abstimmungsaufwand, und Vorgänge bleiben nachvollziehbar – ein Vorteil für interne Qualitätssicherung und Prüfungen.
KI-gestützte Auswertungen und Mandanten-Assistenz
Auf Basis der vorhandenen Finanz- und Bewegungsdaten lassen sich KI-gestützte Auswertungen und Assistenzfunktionen bereitstellen.
Mögliche Szenarien:
- Automatisierte Kennzahlen-Reports für Mandanten (z.B. Umsatzentwicklung, Offene-Posten-Übersicht, Liquiditätsindikatoren) als Grundlage für Beratungsgespräche.
- Vorschläge für Kontierungen oder Buchungsregeln bei wiederkehrenden Geschäftsvorfällen, die von Fachkräften geprüft und akzeptiert werden.
- Interne Assistenten, die schnell Antworten auf Fragen zu Prozessen, Vorlagen oder Mandanten-spezifischen Besonderheiten geben.
Die fachliche Verantwortung bleibt beim Menschen, während Routinen und Auswertungen digital unterstützt werden.
Vorgehen von Seraph IT in Buchhaltungsbüros
Seraph IT entwickelt Automatisierungslösungen stets entlang der bestehenden Arbeitsweise und Systeme, nicht im grünen Feld.
Ablauf in Projekten:
- Analyse der Ist-Prozesse (Belegeingang, Vorerfassung, Freigaben, Buchung, Reporting).
- Identifikation von Automatisierungsfeldern mit hohem Nutzen und klaren Spielregeln.
- Umsetzung von Beleg- und Workflow-Automatisierung mit Anbindung an vorhandene Buchhaltungs- oder DMS-Systeme.
- Begleitung im Alltag, Schulung der Mitarbeitenden und Feinjustierung von Regeln und Assistenten.
So entsteht eine Buchhaltungsumgebung, in der Standardarbeiten weitgehend automatisiert laufen und sich die Teams auf qualitativ hochwertige Arbeit und persönliche Beratung konzentrieren können.
