Automatische Erfassung und Sortierung aller eingehenden Dokumente in die richtigen Ordner und Workflows.
Nahtlose Integration mit DMS, ERP und Office-Systemen ohne manuelle Datenübertragung.
Versionskontrolle und Freigabeprozesse laufen digital statt per E-Mail-Ping-Pong.
Suche und Zugriff in Sekunden – überall, auch mobil und im Homeoffice.
Wir machen Dein Dokumenten-Chaos (E-Mails, Portale, Scanner) zu einem automatisierten System, das sich an **Deine Software** (DMS, ERP, M365) anlegt.
Eingehende Dokumente (PDF, Mail-Anhänge, Portale) werden per KI erkannt, klassifiziert und in den richtigen Ordner oder Workflow verschoben.
Rechnungen aus Kundenportalen wie Vodafone, Energieversorgern oder Telekommunikationsanbietern werden automatisch heruntergeladen, zugeordnet und weiterverarbeitet.
Freigaben und Genehmigungen gehen digital an die Zuständigen – mit klarer Nachverfolgung.
Suche über alle Ordner und Systeme hinweg – nach Schlagwort, Datum, Absender oder Inhalt.
Vorher: Rechnungen liegen in verschiedenen Postfächern und Portalen (z.B. Vodafone), werden manuell heruntergeladen, verteilt und gebucht.
Nachher: Rechnungen werden automatisch aus Portalen gezogen, erkannt, dem richtigen Kreditor zugeordnet und in Dein System übergeben – inklusive passender Ordnerstruktur.
Vorher: Vertragsversionen wandern per E-Mail herum, niemand weiß, welches PDF die aktuelle Version ist.
Nachher: Ein digitaler Freigabe-Workflow steuert Versionierung, Kommentare und Freigaben, bis zur finalen, eindeutig gekennzeichneten Version mit digitaler Signatur.
Vorher: Mitarbeiter klicken sich durch Netzlaufwerke, alte Mails und lokale Ordner – die Suche nach einem Vertrag kann Minuten bis Stunden dauern.
Nachher: Eine zentrale, intelligente Suche liefert den gesuchten Vertrag („Vertrag Kunde XY 2025“) in Sekunden – unabhängig davon, in welchem System er abgelegt ist.
Lass uns besprechen, welche IT-Arbeitsplätze Dich aktuell am meisten bremsen.
Du verbringst deutlich weniger Zeit mit Suchen, Ablegen und manuellem Weiterleiten von Dokumenten.
Freigaben laufen strukturiert, Fristen werden eingehalten und jeder weiß, wo aktuelle Unterlagen zu finden sind.
Wir setzen auf Deine vorhandene Umgebung:
DMS (z.B. SharePoint, OneDrive, DATEV-DMS), ERP (z.B. SAP, Navision) und Office-Landschaft (M365, Google Workspace) bleiben erhalten.
Wir ergänzen nur die fehlende Automatisierung und die Verknüpfung zwischen den Systemen.
Eingangsrechnungen (inkl. Portale wie Vodafone, Energieversorger, Hosting)
– Verträge (Kunden-, Lieferanten-, Mietverträge)
– Angebote, Bestellungen, Lieferscheine
– Protokolle, Berichte, Schreiben
Die Erkennung erfolgt in der Regel anhand von Inhalt (z.B. Rechnungsnummer, Betrag, Absender) und Layout.
In den meisten Fällen nicht.
Wir integrieren uns in Dein vorhandenes System (z.B. SharePoint, OneDrive, DATEV-DMS oder ein anderes DMS) und bauen darauf die Automatisierung auf.
Bestehende Ordnerstrukturen bleiben erhalten; wir automatisieren nur, wie Dokumente dorthin gelangen und wie sie weiterfließen.
– Verschlüsselte Übertragung und Speicherung
– Rollenbasierte Zugriffsrechte (wer darf welches Dokument sehen)
– Protokollierung von Zugriffen und Änderungen
– Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen
Dadurch bleibt die Lösung DSGVO-konform und revisionssicher.
– Deutlich weniger manuelle Ablage- und Suchzeiten pro Dokument
– Weniger Fehler bei der Zuordnung (z.B. falscher Kreditor oder falscher Mandant)
– Schnellere Freigaben und damit schnellere Zahlungs- bzw. Abrechnungsprozesse
Gerade bei vielen wiederkehrenden Dokumenten (Rechnungen, Standardverträge) amortisiert sich die Lösung meist innerhalb weniger Monate.
Wenn ein Dokument nicht eindeutig erkannt oder zugeordnet werden kann, wird es in eine Prüfliste gestellt.
Ein Mitarbeiter korrigiert einmalig, und das System lernt daraus, um beim nächsten Mal die Erkennung zu verbessern.
So steigt die Trefferquote schrittweise, ohne dass die Kontrolle komplett abgegeben wird.
Ja.
Wir dokumentieren die wichtigsten Regeln und Workflows und schulen eine kleine Gruppe von Key-Usern.
Einfache Anpassungen – etwa neue Ordner, zusätzliche Kriterien oder weitere Portale – kann Dein Team danach selbst vornehmen; bei komplexeren Änderungen können wir unterstützen.
– DMS: SharePoint, OneDrive, DATEV-DMS, andere DMS-Systeme
– ERP/Buchhaltung: z.B. DATEV, SAP, Navision, Lexoffice
– Portale: z.B. Vodafone, Energieversorger, Hosting-Anbieter
– Office/Cloud: Microsoft 365, Google Workspace
Wichtig ist nicht der Hersteller, sondern dass wir Schnittstellen nutzen können – darum kümmern wir uns.
Wenn Du möchtest, starten wir mit einem klar begrenzten Pilot:
Zum Beispiel nur mit Eingangsrechnungen aus E-Mail und einem Portal (z.B. Vodafone).
So kannst Du den Nutzen im Alltag erleben, bevor wir den Umfang schrittweise erweitern.
Kostenloses Erstgespräch – 30 Minuten, unverbindlich, online oder vor Ort.